Codice aziendale Antiriciclaggio e Anticorruzione

MESSAGGIO DEL MANAGEMENT

Nell’attuale contesto competitivo, sempre più turbolento e variabile, siamo riusciti ad affermarci come azienda solida e competitiva, consolidando nel corso degli anni la nostra reputazione a fronte dei successi raggiunti anche in ambito internazionale.

Il nostro successo da sempre si fonda sul lavoro di un gruppo bilanciato e flessibile, costantemente orientato alla ricerca e innovazione continua, volto alla realizzazione di prodotti ed erogazione di servizi di elevatissima qualità che nel tempo hanno permesso di rafforzare i rapporti ed incrementare la fiducia dei clienti, nonché dei Partner commerciali.  Il nostro orientamento è e dovrà essere sempre guidato da integrità, etica e correttezza nelle nostre azioni, tratti pienamente consolidati nella nostra cultura aziendale.

Adottiamo pertanto una politica di “tolleranza zero” nei confronti di qualsiasi tipo di violazione.

Tale attitudine si pone come elemento essenziale per la creazione di valore nel tempo.

Nel guardare al futuro, è importante che ciascuno di noi conosca a fondo e rispetti le leggi, i regolamenti e le politiche relative allo svolgimento delle proprie attività.

Qualsiasi nuova sfida deve essere affrontata con crescente impegno, senza minare in alcun caso i principi alla base del nostro modo di fare business.

Qualsiasi traguardo non è tale se non è stato raggiunto attraverso un comportamento etico e responsabile.

Uno dei fattori chiave della reputazione di Indacon S.r.l. (di seguito anche “la Società”) è riconducibile alla capacità di condurre le proprie attività nel rispetto dei principi di lealtà, correttezza, integrità e trasparenza, nel rispetto delle leggi e normative sia a livello nazionale che internazionale che disciplinano il business di riferimento, mantenendo allo stesso tempo un costante focus sulla fornitura di prodotti e servizi ad elevato contenuto innovativo caratterizzati da elevati standard qualitativi.

Pertanto, Indacon S.r.l. ha adottato il presente Codice di comportamento al fine di promuovere la conformità agli standard etici ed il pieno rispetto delle normative nazionali ed internazionali, nonché l’integrità, la trasparenza e la correttezza nello svolgimento delle attività lavorative.  Tale documento si pone come strumento funzionale alla definizione di principi e regole da seguire al fine della gestione e del contenimento del rischio di corruzione.

Le eventuali modifiche o revisioni del presente documento possono tener conto delle modifiche legislative e Best Practice, dei suggerimenti dai dipendenti e collaboratori della Società, così come dell’esperienza acquisita nell’applicazione del Codice di comportamento stesso.

Il management della Società è pienamente coinvolto nel garantire il rispetto dei contenuti del presente Codice di comportamento nonché nel favorire la massima comunicazione e consapevolezza dello stesso nei confronti di tutto il personale coinvolto a vario titolo nello svolgimento delle attività lavorative. È fondamentale per la Società dotarsi di strumenti che definiscano principi e politiche da adottare nello svolgimento delle operazioni aziendali, al fine di consentire che le stesse siano svolte coerentemente a quanto previsto dalle principali normative nazionali ed internazionali.

  1.1 Obiettivi

Il presente Codice di comportamento è adottato allo scopo di fornire un quadro sistematico di riferimento degli strumenti normativi e delle politiche in materia di anticorruzione, che la Società intende perseguire, al fine di escludere condotte di corruzione attiva e passiva, in particolare per offerte o richieste di denaro, vantaggi e/o altre utilità, garantendo la conformità alle normative anticorruzione.

Esso costituisce un utile ausilio per prendere decisioni etiche ed efficaci, fungendo, inoltre, da guida nell’affrontare potenziali rischi di corruzione che potrebbero, eventualmente, occorrere nello svolgimento delle attività di business.

  1.2 Destinatari del Codice

Il Codice di comportamento è applicabile a tutto il personale della Società (in posizione manageriale e non) coinvolto a vario titolo nello svolgimento delle attività di business.

Indacon S.r.l. adotterà, nell’ambito di leggi e regolamenti, ogni misura considerata adeguata nei confronti di dipendenti, management e terze parti qualora questi non ne seguano i principi.

Il personale della Società, nello svolgimento delle attività lavorative, è tenuto ad agire sempre in modo professionale, onesto ed etico, fornendo un supporto proattivo e collaborativo in merito alla segnalazione di condotte anche potenzialmente illecite.

2. I VALORI di Indacon S.r.l.

Indacon S.r.l. punta costantemente e con impegno alla creazione di un ambiente che promuova i valori e incoraggi una condotta etica, al fine di creare un contesto di lavoro collaborativo nel quale sia rispettata e concretamente valorizzata la dignità, la diversità e l’impegno di ciascun individuo.

È incoraggiata una comunicazione libera da restrizioni e pregiudizi.

La Società è convinta che lo scambio di opinioni e la condivisione di informazioni ed esperienze rappresentino un elemento alla base della continua crescita e sviluppo innovativo.

Nello svolgimento delle attività di business la Società garantisce, tutela e valorizza l’eterogeneità dello staff, considerata elemento chiave su cui far leva per il successo in ottica di lungo periodo.

Qualsiasi operazione è condotta in maniera trasparente e ripercorribile da parte di soggetti terzi, al fine di rafforzare la fiducia e il consenso di tutti i portatori di interessi attuali e potenziali.

In aggiunta, la Società opera nel rispetto dei valori di correttezza, integrità ed onestà, concorrendo in maniera leale con altri soggetti operanti nel medesimo business.

Il rispetto dei suddetti valori contribuisce al miglioramento continuo e allo sviluppo innovativo a cui costantemente tende la Società, considerati quali fattori critici di successo.

  2.1 Lotta alla corruzione e antiriciclaggio 

Indacon S.r.l. è contraria ad ogni forma di corruzione, a prescindere dal fatto che questa avvenga direttamente o indirettamente tramite terze parti.

La Società vieta atti di corruzione o pagamenti di tangenti di qualsiasi natura, nell’ambito di trattative o operazioni con funzionari pubblici o soggetti nel settore privato.

La Società inoltre non ammette né agevola il riciclaggio di denaro.

“Lavoriamo con lealtà, onestà, trasparenza ed integrità.  Il costante impegno contro qualsiasi pratica di corruzione è da sempre una priorità nel nostro modo di fare business”

Il forte commitment della Società sulle tematiche in questione è rafforzato dal rispetto delle leggi italiane (es., D.Lgs.231/01) e delle leggi dei Paesi in cui la stessa opera in materia di anticorruzione, ivi incluse quelle di ratifica di convenzioni internazionali che vietano la corruzione di Pubblici Ufficiali e la corruzione tra privati e riciclaggio di denaro (es. “FCPA – Foreign Corrupt Practices Act”, “UK Bribery Act”).

    2.1.1. Pagamenti agevolativi

Indacon S.r.l. proibisce la corresponsione o promessa, diretta o indiretta, di pagamenti o benefici o altre utilità a favore di pubblici ufficiali, al fine di velocizzare o favorire prestazioni comunque dovute nell’ambito dei loro doveri di ufficio. Nell’ambito di tali pagamenti (cd. “pagamenti agevolativi”) rientra l’elargizione di importi funzionali, ad esempio, all’ottenimento di permessi di natura non discrezionale, visti o altra documentazione propedeutica per l’avvio o lo svolgimento delle attività. Tali pagamenti sono considerati tali a condizioni che riguardino attività in ogni caso svolte da un Pubblico Ufficiale, ovvero attività routinarie e non discrezionali, e che tutti i requisiti legali e condizioni per l’ottenimento della prestazione siano già stati soddisfatti. La necessità di velocizzare lo svolgimento di un’operazione o l’ottenimento di permessi in tempi rapidi non rappresenta una motivazione accettabile per giustificare tali iniziative.

    2.1.2. Attività di sponsorizzazione

Indacon S.r.l. vieta le attività di sponsorizzazione nella misura in cui possano configurarsi casi di possibili conflitti di interessi di ordine personale e/o aziendale.

La Società ha previsto che le iniziative di sponsorizzazione, affinché possano essere effettuate, siano debitamente autorizzate dall’Amministratore Unico e debbano sempre rientrare nella sfera delle iniziative che abbiano l’esclusivo scopo di promuovere i prodotti e i servizi offerti.

    2.1.3. Regali e omaggi

Indacon S.r.l. vieta la corresponsione di regali e omaggi a meno che gli stessi non siano di modico importo, non rientrino nel contesto di atti di cortesia commerciale e non siano tali da compromettere l’integrità e/o la reputazione di una delle parti e tali da non poter essere interpretati da un osservatore imparziale come finalizzati a creare un obbligo di gratitudine o ad acquisire vantaggi in modo improprio.

    2.1.4. Spese di rappresentanza

Le spese di rappresentanza devono essere ragionevoli e in buona fede e connesse esclusivamente allo svolgimento di attività di business, devono essere sostenute nei limiti di quanto previsto dal relativo budget di spesa concordato per la struttura, nonché supportate da idonea richiesta previamente autorizzata dal Direttore Generale.

Ai fini del rimborso, le spese devono essere supportate da adeguata documentazione di riferimento funzionale all’identificazione del nome e titolo di ciascun beneficiario, nonché le finalità del pagamento o altre utilità e registrate in maniera accurata e trasparente in un apposito Registro nonché tra le informazioni finanziarie della Società e con sufficiente dettaglio.

    2.1.5. Contributi politici

Indacon S.r.l. proibisce qualsiasi forma, diretta e indiretta, di pressione e/o influenza su esponenti politici al fine dell’ottenimento di un vantaggio e conseguentemente pone la massima attenzione nella valutazione di concessione di contributi. La Società vieta inoltre l’impiego di fondi, proprietà, servizi o oggetti di valore della Società, in Italia e all’estero, destinati a partiti politici, movimenti, comitati, candidati e nell’ambito di congressi, manifestazioni, eventi o feste che abbiano il fine di propaganda politica.

    2.1.6. Contributi di beneficenza

La Società ammette l’erogazione di contributi di beneficenza solo ed esclusivamente nei casi in cui gli stessi non costituiscano un tentativo finalizzato all’ottenimento di un vantaggio illecito. Le donazioni e contributi di beneficenza fanno parte dell’impegno di Indacon S.r.l. nei confronti della società e rappresentano un modo per contribuire a cause benefiche.

  2.2. Rispetto dei diritti umani  

Indacon S.r.l. garantisce il rispetto di tutte le leggi nazionali ed internazionali riguardanti il lavoro dipendente. La Società si impegna ad evitare in ogni modo o attenuare eventuali impatti sui diritti umani direttamente collegati allo svolgimento delle attività. Tale impegno si traduce inoltre nel contrasto a pratiche di lavoro forzato, sfruttamento di lavoro minorile, punizioni corporali o abusi fisici.

  2.3. Promozione delle pari opportunità e rispetto delle diversità

“Rispettiamo, apprezziamo e puntiamo a valorizzare coloro che hanno opinioni, esperienze e background diversi.  La diversità è uno degli elementi chiave alla base del nostro successo”

La Società promuove un ambiente di lavoro collaborativo e produttivo supportando la diversità culturale della sua forza lavoro. Le decisioni assunte dalla Società promuovono le diversità e le pari opportunità, prescindendo da sesso, religione, credo, origine, età, orientamento sessuale, disabilità fisica o mentale, status familiare, orientamenti politici o qualunque altro aspetto tutelato dalla legge, anche nell’ambito della ricerca di personale, assunzione, formazione, compensi, promozione, applicazione di interventi disciplinari, risoluzione del rapporto di lavoro e/o pensionamento. A tale impegno associa la costante attività di contrasto di qualsiasi forma di discriminazione o molestia.

  2.4. Promozione di un ambiente di lavoro sano e sicuro e rispetto dell’ambiente

La Società è impegnata nel mantenimento di un ambiente di lavoro sano e sicuro per tutto il personale coinvolto a vario titolo nello svolgimento delle attività di business, attribuendo alle pratiche di sicurezza importanza prioritaria.

Il management ha da sempre attribuito un particolare rilievo nel garantire adeguate condizioni di lavoro ed un clima disteso, al fine di sviluppare una buona motivazione del personale nell’esecuzione delle proprie attività per un completo soddisfacimento delle attese di clienti e Partner.

La costante attenzione della Società su tale tematica si è tradotta in ingenti investimenti per la creazione di una struttura completamente rinnovata e all’avanguardia, caratterizzata dalla presenza di idonee postazioni di lavoro, di locali suddivisi in base alla tipologia di servizio, di locali comuni adibiti a momenti di pausa o di riunione.

“Contribuiamo quotidianamente alla salvaguardia dell’ambiente, offrendo un contributo fattivo al nostro benessere e a quello delle generazioni future.  Nello svolgimento del nostro operato siamo tutti ugualmente responsabili”

Indacon S.r.l., inoltre, attribuisce rilevante importanza alla tutela dell’ambiente. Pertanto, è attivamente coinvolta nel rispetto di tutte le leggi e regolamenti applicabili in materia ambientale in merito al trattamento e smaltimento dei rifiuti, promuovendo ulteriormente un impegno quotidiano nella riduzione o eliminazione di qualsiasi spreco, nonché nel riciclo e riutilizzo di materiali, confermando la sensibilità crescente e l’attenzione della Società alla tematica.

  2.5. Rispetto della privacy e protezione delle risorse e della proprietà intellettuale

Indacon S.r.l. si impegna a rispettare la privacy delle persone e la riservatezza dei dati personali. Pertanto, sono raccolti, conservati ed elaborati solo i dati personali necessari per lo svolgimento delle attività da parte della Società o per ottemperare agli obblighi normativi vigenti.

I dati personali sono trattati ed elaborati nel rispetto delle normative vigenti in materia, adottando la massima trasparenza in merito alla tipologia di dati raccolti e allo scopo per cui essi sono utilizzati e non sono divulgati a terzi a meno che ciò non possa avvenire conformemente alla legge vigente in materia di protezione dei dati personali.

La Società rispetta e difende i diritti di proprietà intellettuale di tutte le parti utilizzando esclusivamente software, hardware e contenuti unicamente in conformità alle licenze e alle condizioni per l’utilizzo associate e solo per scopi professionali.

Indacon S.r.l. risulta particolarmente sensibile alle tematiche di Cyber Security, prevedendo requisiti e procedure per la gestione delle password e per garantire la riservatezza, la sicurezza e il diritto alla protezione dei dati personali.

  2.6. Prevenzione di eventuali conflitti di interesse

Il personale tutto si impegna ad agire nei migliori interessi della Società, garantendo sempre l’applicazione di un giudizio saldo e non influenzato da propri interessi personali o di terze parti.

La Società evita i conflitti di interessi sia effettivi che apparenti, promuovendo e mettendo a disposizione adeguati canali per eventuali segnalazioni e garantendo una attenta e tempestiva gestione delle stesse.

  2.7. Corretta tenuta della contabilità

La Società assicura che tutte le transazioni di natura commerciale vengano registrate in modo preciso, completo e tempestivo sui registri contabili aziendali, conformemente alle leggi vigenti in materia, compresi gli standard contabili pertinenti ai fini della rendicontazione nei confronti di azionisti, investitori, creditori, pubblici ufficiali e portatori di interessi. Tutte le transazioni devono essere supportate da adeguata documentazione. La creazione, conservazione ed eliminazione dei registri aziendali avviene in conformità con tutti i requisiti normativi e legislativi applicabili.

  2.8. Corretto svolgimento delle attività commerciali

Indacon S.r.l. si conforma ai controlli sulle attività commerciali applicabili, nonché alle leggi e ai regolamenti vigenti in materia di esportazione e importazione. La Società da sempre conduce le proprie attività in piena conformità alle normative in materia di antitrust e concorrenza sleale vigenti nelle giurisdizioni nelle quali opera. Tutte le informazioni reperite riguardanti i competitor sono raccolte in modo pubblico, etico e legale.

3. Richiesta di assistenza e segnalazion delle violazioni 

Qualora dovessero verificarsi situazioni in cui il personale della Società sia dubbioso in merito ai contenuti del Codice o al comportamento da adottare in relazione ad una specifica situazione che potrebbe occorrere nello svolgimento delle proprie attività, è prevista la possibilità di rivolgersi ad una delle risorse di seguito indicate:

• Responsabile gerarchico diretto;
• Responsabile della struttura competente per le tematiche di Compliance in persona, per telefono o tramite e-mail all’indirizzo Compliance@indacon.it ;
• Amministratore Unico

Qualunque dubbio o problema sarà trattato seriamente, in modo equo e tempestivo.

Il personale tutto è tenuto inoltre a segnalare ricorrendo alle modalità e ai destinatari sopra riportati ogni eventuale violazione, sospettata o conclamata, del presente Codice di comportamento, nonché della Linea Guida anticorruzione adottata, da parte della Società, di un dipendente o di una terza parte (clienti, fornitori, Partner, etc.).

Indacon S.r.l. è cosciente del fatto che per mantenere e sostenere lo sviluppo di una cultura di integrità è necessario proteggere i soggetti che segnalano, in buona fede, condotte illecite effettive o presunte. Pertanto, sono vietati severamente atti di ritorsione nei confronti di individui a seguito di segnalazioni da questi effettuate. I soggetti che operano ritorsioni ai danni di una persona che abbia effettuato una segnalazione in buona fede o che abbia partecipato ad un’indagine saranno soggetti a provvedimenti disciplinari che possono contemplare anche il licenziamento.

Qualsiasi dipendente della Società che non agisca conformemente a quanto stabilito nel presente Codice di comportamento, alle politiche e alle procedure anticorruzione o non segnali attraverso i canali disponibili più opportuni azioni illecite note o sospette sarà soggetto ad un’azione disciplinare commisurata alla gravità della violazione effettuata.

Il personale che ricopre incarichi manageriali sarà soggetto ad azioni disciplinari nel caso in cui sia a conoscenza o abbia motivo di sospettare che la condotta vietata dal presente Codice di comportamento, nonché dalla Linea Guida anticorruzione, venga anche solo presa in considerazione dai dipendenti sotto la propria supervisione, senza attuare nessuna azione per evitarlo, oppure se lo stesso sia a conoscenza o abbia motivo di sospettare che la condotta vietata dal presente Codice di comportamento, nonché dalla Linea Guida anticorruzione, sia stata perpetrata da tali dipendenti senza aver intrapreso le necessarie ed adeguate misure correttive.

Si delinea pertanto un forte coinvolgimento e impegno da parte del personale che ricopre incarichi manageriali, il quale è tenuto ad incoraggiare attivamente i propri team ad osservare il presente Codice di comportamento, le politiche e procedure anticorruzione adottate dalla Società, senza aver intrapreso le necessarie ed adeguate misure correttive.