Microsoft OneDrive for Business
Overview
Microsoft OneDrive for Business Microsoft (OneDrive) è acquisibile sia come “prodotto standalone” che come soluzione inclusa all’interno dei differenti piani Microsoft 365 presenti sul mercato.
OneDrive consente a ciascun utente di avere a disposizione uno spazio online di archiviazione privato e rappresenta, al giorno d’oggi, uno strumento fondamentale per la produttività quotidiana personale.
La soluzione
Queste le principali fuzionalità apprezzate a livello “utente”:
- Sincronizzazione dei propri PC e/o Mac e/o dispositivi mobili (Smartphone e Tablet) attraverso l’installazione dell’apposita app
- Accesso disponibile ovunque: possibilità di accedere, modificare e condividere i propri file da tutti i propri dispositivi
- Se per qualsiasi motivo un dispositivo non fosse più disponibile (furto, guasto,…), i documenti non andranno persi se salvati/sincronizzati in precedenza anche su OneDrive
- Tutti i file archiviati sono privati: è l’utente che decide con quali persone interne/esterne (in base alla policy aziendale) condividere i propri documenti , decidendo chi può vedere/modificare ogni file
Quando parliamo con i nostri clienti, ci poniamo l’obiettivo di mettere in risalto come la sua gestione centralizzata possa consentire loro un maggiore controllo dei dati aziendali e un conseguente miglioramento della sicurezza, grazie alla possibilità di definire:
- La modalità con cui i file/documenti sono condivisi all’esterno dell’organizzazione
- L’arco temporale per cui un link risulta essere valido
- Il Blocco della sincronizzazione su specifiche tipologie di file
- La sincronizzazione dei dati anche solo per computer Domain Joined
Inoltre come non sottolineare i vantaggi che si ottengono a fronte della nativa integrazione con le altre soluzioni incluse in Microsoft 365:
- Microsoft Defender for Office 365, opportunamente configurato, consente in Onedrive di rilevare e bloccare i file identificati come dannosi
- Grazie ai report (Usage Report) messi a disposizione nella console di Microsoft 365 è possibile avere una panoramica generale sul suo utilizzo e analizzare le tendenze e il comportamento degli utenti (numero di file con cui interagiscono gli utenti, file condivisi, risorse di archiviazione usate,…). Molto uitle la possibilità di visualizzare i dettagli per i singoli account
- Quando si condividono documenti all’interno di una chat in Microsoft Teams, l’allegato viene automaticamente salvato in OneDrive
- E’ possibile non solo condividere ma anche lavorare contemporaneamente (Co-Authoring) sui documenti con i propri colleghi.
I benefici per gli utenti
- Ci si trova fuori ufficio senza il proprio PC e si ha la necessità consultare un proprio documento, sincronizzato con OneDrive: accedendo al proprio OneDrive da un altro dispositivo è possibile consultare e quindi modificare il file in oggetto
- Problemi di accessibilità ai dati locali al PC dovuti, ad esempio, alla rottura del Hard Disk: è possibile accedere al proprio OneDrive anche attraverso un Browser Internet
- L’aggiornamento dei dati a fronte del cambio di una postazione di lavoro, avviene in modo rapido e automatico, sfruttando la replica/sincronizzazione dal “cloud” verso il nuovo PC
- Aumento della propria capacità di archiviazione dei dati (spazio locale al pc insufficiente) alla luce della possibilità di definire quali dati debbano essere mantenuti “localmente” e quali solo in “OneDrive” (Cloud)
La nostra proposizione
L’attività pone le proprie fondamenta su un’iniziale “tavola rotonda” con il cliente, al fine di analizzare le regole aziendali in essere in tema di accesso e di condivisione dei dati all’interno e all’esteno dell’organizzazione.
Il risultato di questa fase preliminare di lavoro si traduce:
- Nel disegno e nella progettazione delle policy che vengono quindi implementate all’interno in Microsoft Onedrive
- Nell’attivazione e configurazione\gestione dell’app OneDrive for Business sui dispositivi
Propoedeutico alla sua corretta adozione, se necessario, potrebbe anche essere prevista la redazione di un documento HOW-TO per gli utenti finali, riportante le procedure STEP BY STEP delle principali operazioni eseguibili con Microsoft OneDrive for Business (a solo titolo di esempio: Condivisione di un documento con una persona specifica)